Organismo di Vigilanza (OdV) nel D.Lgs. 231/2001
L’organo di controllo del Modello Organizzativo 231
L’Organismo di Vigilanza (abbreviato in OdV) è l’organo interno dell’ente cui è affidato il compito fondamentale di vigilare sul funzionamento, l’osservanza e l’aggiornamento del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo previsto dal D.Lgs. 231/2001. Rappresenta un elemento essenziale e imprescindibile per l’efficacia esimente del Modello 231: la sua mancata istituzione o il suo inadeguato funzionamento comportano automaticamente l’impossibilità per l’ente di beneficiare dell’esonero dalla responsabilità amministrativa.
Fondamento Normativo
L’obbligo di istituire un Organismo di Vigilanza è previsto dall’articolo 6, comma 1, lettera b) del D.Lgs. 231/2001, che stabilisce che l’ente non risponde se prova che “il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento è stato affidato ad un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo“.
Inoltre, la lettera d) dello stesso articolo esclude la responsabilità dell’ente se non si è verificata “omessa o insufficiente vigilanza” da parte dell’Organismo di Vigilanza.
Il ruolo dell’OdV è quindi duplice:
Costituisce un requisito formale per l’efficacia del Modello 231
Garantisce l’effettiva attuazione sostanziale del sistema di prevenzione
I Requisiti Fondamentali dell’OdV
Il D.Lgs. 231/2001 e la giurisprudenza consolidata individuano cinque requisiti essenziali che l’Organismo di Vigilanza deve possedere, sia formalmente (come previsto nel Modello) che sostanzialmente (nella concreta operatività):
1. Autonomia e Indipendenza
L’autonomia e l’indipendenza costituiscono il requisito cardine dell’OdV. Questi due concetti, sebbene strettamente interconnessi, hanno sfumature diverse:
Autonomia
L’autonomia si riferisce alla libertà operativa e alla disponibilità di strumenti concreti per svolgere efficacemente le funzioni di vigilanza:
Autonomi poteri di iniziativa: capacità di avviare verifiche, audit e ispezioni senza preventiva autorizzazione degli organi gestionali
Autonomi poteri di controllo: accesso libero e incondizionato a tutte le informazioni, documenti, dati, archivi e sistemi informatici rilevanti
Autonomia finanziaria: disponibilità di un budget dedicato per consulenze esterne, formazione, strumenti tecnologici, audit specialistici
Libertà organizzativa: facoltà di autodeterminare il proprio regolamento operativo, il piano di audit, le priorità di intervento, le metodologie di controllo
Reporting diretto: canali di comunicazione diretti al vertice aziendale (CdA, AD, Assemblea) senza intermediazioni
Indipendenza
L’indipendenza attiene invece alla posizione organizzativa e alla forma mentis dei componenti dell’OdV:
Posizionamento gerarchico: l’OdV deve essere collocato al di fuori della linea operativa, tipicamente in staff rispetto al vertice societario
Assenza di conflitti di interesse: i componenti non devono avere interessi economici o personali che possano comprometterne il giudizio
Assenza di subordinazione gerarchica: l’OdV non deve dipendere funzionalmente da alcun organo operativo o gestionale
Esclusione da compiti operativi: divieto assoluto di affidare all’OdV responsabilità gestionali o decisionali che lo renderebbero controllato e controllante al tempo stesso
Indipendenza di giudizio: attitudine mentale alla serenità di valutazione, libera da condizionamenti economici o personali
Come chiarito dalla giurisprudenza, “non deve esserci identità tra controllato e controllante” e bisogna “eliminare ingerenze e condizionamenti di tipo economico o personale da parte degli organi di vertice”.
2. Professionalità
La professionalità è intesa come il bagaglio di competenze tecniche specialistiche che l’OdV deve possedere per svolgere efficacemente le proprie funzioni di vigilanza e controllo.
Competenze Richieste
L’OdV deve disporre di competenze multidisciplinari articolate in diverse aree:
Competenze giuridiche:
Diritto penale d’impresa e conoscenza approfondita del D.Lgs. 231/2001
Catalogo completo dei reati presupposto e loro evoluzione normativa
Diritto societario e governance aziendale
Diritto del lavoro e sistema disciplinare
Normativa di settore applicabile all’ente
Competenze in materia di controllo interno:
Tecniche di internal auditing e risk assessment
Metodologie di campionamento statistico
Analisi e valutazione dei rischi (risk management)
Progettazione e valutazione di sistemi di controllo
Tecniche di flow-charting di procedure e processi
Competenze organizzative:
Analisi organizzativa e mappatura dei processi
Sistemi di gestione aziendale (qualità, ambiente, sicurezza)
Metodologie di business process analysis
Sistemi di deleghe e procure
Competenze tecniche ispettive e consulenziali:
Tecniche di intervista e questionari
Metodologie per l’individuazione di frodi (fraud detection)
Analisi documentale e tracciabilità delle operazioni
Data analysis e utilizzo di strumenti informatici di controllo
Competenze tecniche specialistiche:
Per reati ambientali: conoscenza della normativa ambientale, gestione rifiuti, emissioni
Per reati informatici: cybersecurity, data protection, GDPR
Per reati in materia di salute e sicurezza: normativa antinfortunistica, valutazione dei rischi
Per reati tributari: contabilità, fiscalità, rapporti con l’Amministrazione Finanziaria
La giurisprudenza ha chiarito che “non è sufficiente un generico rinvio al curriculum vitae dei singoli” ma il Modello deve esigere che i membri dell’OdV abbiano competenze verificate in “attività ispettiva, consulenziale, ovvero la conoscenza di tecniche specifiche, idonee a garantire l’efficacia dei poteri di controllo”.
3. Continuità d’Azione
La continuità d’azione implica che l’OdV deve operare in modo costante, sistematico e non sporadico, garantendo un presidio permanente sul funzionamento del Modello 231.
La continuità d’azione si traduce in:
Operatività permanente: l’OdV deve essere sempre attivo, non solo in occasione di eventi critici o verifiche straordinarie
Disponibilità di tempo adeguato: i componenti devono dedicare tempo sufficiente alle attività di vigilanza
Monitoraggio continuo: implementazione di sistemi di controllo continuativo sui processi sensibili
Periodicità delle verifiche: pianificazione di audit periodici secondo un calendario prestabilito
Analisi sistematica dei flussi informativi: esame regolare delle segnalazioni e dei report provenienti dalle funzioni aziendali
Riunioni frequenti: convocazione periodica dell’OdV per analizzare lo stato di attuazione del Modello
Reporting periodico: presentazione di relazioni al vertice aziendale con cadenza almeno semestrale
La continuità d’azione è particolarmente critica per i componenti interni, che hanno una conoscenza diretta e costante della realtà aziendale, mentre i componenti esterni possono garantire indipendenza ma necessitano di meccanismi che assicurino comunque la loro presenza attiva.
4. Onorabilità
Il requisito di onorabilità, sebbene non espressamente previsto dal legislatore, è ritenuto imprescindibile dalla giurisprudenza e dalla prassi per motivi di credibilità del Modello e dell’OdV stesso.
Cause di Ineleggibilità e Decadenza
Non possono essere nominati componenti dell’OdV, e decadono automaticamente dall’incarico, i soggetti che:
Si trovano in stato di interdizione temporanea o permanente dagli uffici direttivi delle persone giuridiche e delle imprese
Si trovano in una delle condizioni di ineleggibilità o decadenza previste dall’art. 2382 del codice civile
Sono stati dichiarati falliti, salvi gli effetti della riabilitazione
Sono stati sottoposti a misure di prevenzione (ex L. 1423/1956 o L. 575/1965), salvi gli effetti della riabilitazione
Hanno riportato condanna, anche non definitiva, per:
Uno dei reati presupposto previsti dal D.Lgs. 231/2001
Delitti previsti dalla legge fallimentare (R.D. 267/1942)
Delitti previsti dal Titolo XI del Libro V del codice civile (reati societari)
Delitti contro la Pubblica Amministrazione
Delitti contro la fede pubblica
Delitti contro il patrimonio
Delitti contro l’economia pubblica
Reati in materia bancaria, finanziaria, mobiliare, assicurativa
Delitti non colposi per un tempo non inferiore a un anno
La giurisprudenza ha adottato un approccio rigoroso, ritenendo che la perdita dell’onorabilità possa verificarsi anche a seguito di condanna non ancora passata in giudicato, in quanto “diversamente operando, un soggetto condannato in primo grado, ad esempio, per corruzione, potrebbe far parte di un OdV”.
È opportuno che il Modello 231 preveda meccanismi di decadenza automatica in caso di sopravvenuta perdita dei requisiti di onorabilità, evitando situazioni di disagio reputazionale per l’ente e per l’OdV stesso.
5. Assenza di Conflitti di Interesse e Incompatibilità
Sebbene il D.Lgs. 231/2001 non disciplini espressamente le incompatibilità, è fondamentale che i componenti dell’OdV non si trovino in situazioni che possano compromettere l’indipendenza e l’efficacia della vigilanza.
Check-List delle Incompatibilità
Sono incompatibili con il ruolo di componente dell’OdV i soggetti che:
Ricoprono responsabilità operative in una delle aree a rischio reato
Sono sottoposti a potere gerarchico dell’organo dirigenziale o di soggetti apicali
Presentano conflitti di interesse con il ruolo di membro OdV (ad es. partecipazioni azionarie rilevanti, rapporti economici diretti)
Hanno relazioni parentali strette con i componenti dell’organo dirigente o con soggetti che rivestono funzioni primarie in aree sensibili
Svolgono funzioni gestionali operative che li renderebbero contemporaneamente controllori e controllati
Hanno interessi economici personali collegati all’esito delle verifiche dell’OdV
Composizione dell’Organismo di Vigilanza
Il D.Lgs. 231/2001 non fornisce indicazioni vincolanti sulla composizione dell’OdV, lasciando ampia discrezionalità agli enti. La scelta deve però garantire l’effettività dei controlli e l’adeguatezza rispetto a dimensioni, complessità e tipologia di attività dell’ente.
OdV Monocratico
L’OdV monocratico è composto da un unico soggetto, tipicamente esterno all’ente, che concentra in sé tutte le competenze necessarie.
Vantaggi:
Maggiore snellezza operativa e rapidità decisionale
Minori costi di gestione
Chiarezza nella definizione delle responsabilità
Adatto per PMI e realtà organizzative semplici
Svantaggi:
Difficoltà a coprire tutte le competenze tecniche necessarie
Minore continuità d’azione se il soggetto è esterno
Rischio di sovraccarico operativo
Scarsa conoscenza della realtà aziendale se completamente esterno
OdV Collegiale
L’OdV collegiale è composto da più membri (tipicamente 3-5) con competenze complementari, che operano congiuntamente secondo un regolamento interno.
Vantaggi:
Copertura di tutte le competenze necessarie attraverso la complementarietà dei membri
Dialettica interna che favorisce analisi più approfondite
Maggiore autorevolezza e credibilità
Bilanciamento tra indipendenza e conoscenza della realtà aziendale
Continuità garantita anche in caso di assenza di un membro
Svantaggi:
Maggiore complessità organizzativa e gestionale
Costi più elevati
Necessità di coordinamento tra i membri
Possibili divergenze di opinione che rallentano le decisioni
OdV a Composizione Mista
La soluzione più diffusa nelle medie e grandi imprese è l’OdV a composizione mista, che combina membri interni (con conoscenza diretta dell’organizzazione) e membri esterni (con indipendenza e competenze specialistiche).
Composizione tipica:
Un amministratore indipendente: garantisce il trait d’union con il Board e l’autorevolezza
Un consulente esterno specializzato: apporta competenze giuridiche in materia 231 e audit
Il responsabile Internal Audit o Compliance: assicura continuità d’azione e conoscenza dei processi interni
Questa configurazione massimizza contemporaneamente i profili di autonomia, indipendenza, professionalità e continuità, come riconosciuto dalle Linee Guida di Confindustria.
Figure Professionali Tipicamente Nominate
Tra i soggetti più frequentemente chiamati a far parte degli OdV figurano:
Amministratori indipendenti: garantiscono il collegamento con il CdA e l’indipendenza dall’operatività
Membri del Collegio Sindacale: possiedono competenze di controllo e conoscenza della società
Responsabile Internal Audit: figura d’elezione per l’OdV, posizionata in staff, con competenze specifiche in controllo interno e continuità d’azione
Consulenti esterni specializzati: avvocati penalisti, commercialisti, esperti di compliance 231
Responsabile Compliance o Risk Management: competenze in gestione del rischio e normative di settore
Responsabile Legale: competenze giuridiche e conoscenza della realtà aziendale
Chi NON può far parte dell’OdV
Sono esclusi dalla possibilità di essere nominati componenti dell’OdV:
Amministratori esecutivi con responsabilità operative dirette
Direttori generali o responsabili di funzioni operative
Soggetti che operano in aree a rischio reato (es. responsabile acquisti, responsabile rapporti con PA)
Dipendenti con mansioni operative nelle aree sensibili
Consulenti con conflitti di interesse (es. che forniscono contemporaneamente altri servizi all’ente)
Nomina, Durata e Revoca dell’OdV
Nomina
L’OdV viene nominato dall’organo amministrativo dell’ente (tipicamente il Consiglio di Amministrazione) con apposita delibera formale che deve specificare:
Composizione dell’OdV (monocratico o collegiale, membri interni/esterni)
Nominativi dei componenti con indicazione dei curricula e delle competenze
Eventuale designazione del Presidente dell’OdV
Durata dell’incarico
Compenso riconosciuto ai componenti
Budget operativo assegnato all’OdV
Poteri e responsabilità
Durata dell’Incarico
Non esistendo indicazioni normative, la prassi suggerisce:
Per i componenti esterni: durata di 3 anni, rinnovabile, in analogia con la durata del Collegio Sindacale
Per i componenti interni: finché rivestono la posizione organizzativa individuata dal Modello (es. Internal Auditor)
Decadenza automatica per i componenti che sono anche membri di organi sociali, in caso di cessazione dalla relativa carica
Revoca e Sostituzione
La revoca di un componente o dell’intero OdV deve essere prevista nel Modello solo per cause tassative e predeterminate, al fine di tutelare l’indipendenza dell’organo:
Cause di revoca legittime:
Perdita dei requisiti di onorabilità
Sopravvenuta incompatibilità o conflitto di interessi
Conclamata mancanza di impegno e continuità d’azione
Grave inadempimento degli obblighi di vigilanza
Imperizia manifesta e documentata
Organo competente: la revoca deve essere deliberata dall’organo amministrativo che ha provveduto alla nomina (CdA)
Procedimento: è opportuno prevedere un contradittorio preventivo con il componente interessato
Motivazione obbligatoria: la revoca deve essere motivata e documentata
Sono invece illegittime le revoche strumentali, adottate a seguito di segnalazioni scomode o per ostacolare l’attività di vigilanza.
Compiti e Funzioni dell’OdV
L’Organismo di Vigilanza svolge una funzione di prevenzione indiretta: non ha il compito di prevenire direttamente i singoli reati, ma di assicurare l’effettività del Modello 231 adottato dall’ente.
Funzioni Principali
1. Vigilanza sull’Osservanza del Modello
L’OdV deve verificare che il Modello 231 sia concretamente applicato da tutti i destinatari nelle attività quotidiane:
Controllo del rispetto dei protocolli operativi nelle aree a rischio
Verifica della coerenza tra comportamenti concreti e prescrizioni del Modello
Analisi delle violazioni del Modello e del sistema disciplinare
Monitoraggio dell’applicazione del Codice Etico
Verifica dell’esistenza e completezza della documentazione obbligatoria
2. Supervisione sul Funzionamento del Modello
L’OdV deve valutare se il Modello 231 è adeguato ed efficace nella prevenzione dei reati presupposto:
Esame dell’adeguatezza del Modello rispetto ai rischi effettivi dell’ente
Verifica della capacità reale (non meramente formale) di prevenire i comportamenti vietati
Analisi dell’efficacia dei controlli implementati
Identificazione di carenze, lacune o punti di debolezza del Modello
Valutazione della coerenza tra mappatura dei rischi e protocolli adottati
3. Aggiornamento e Manutenzione del Modello
L’OdV deve garantire che il Modello sia costantemente aggiornato rispetto ai cambiamenti normativi e organizzativi:
Monitoraggio delle modifiche legislative che introducono nuovi reati presupposto
Adeguamento del Modello a cambiamenti organizzativi (fusioni, acquisizioni, riorganizzazioni)
Aggiornamento della mappatura dei rischi in caso di nuove attività o mercati
Proposta di modifiche e integrazioni del Modello al CdA
Revisione periodica dei protocolli operativi in base ai risultati delle verifiche
4. Formazione e Comunicazione
Promozione e coordinamento delle attività formative sui contenuti del Modello 231
Verifica della diffusione del Modello a tutti i destinatari
Sensibilizzazione del personale sui principi del D.Lgs. 231/2001
Comunicazione delle modifiche e degli aggiornamenti del Modello
5. Gestione dei Flussi Informativi
Ricezione e analisi delle segnalazioni provenienti dalle funzioni aziendali
Esame dei report periodici dalle aree a rischio
Gestione delle segnalazioni di whistleblowing
Analisi di indicatori di anomalia (red flags)
Valutazione di eventi critici o violazioni segnalate
6. Attività di Audit e Verifiche Ispettive
Pianificazione e conduzione di audit periodici sui processi sensibili
Verifiche a campione sulla tracciabilità delle operazioni
Ispezioni documentali e interviste al personale
Controlli a sorpresa in caso di segnalazioni o sospetti
Analisi di transazioni o comportamenti anomali
7. Reporting al Vertice Aziendale
Presentazione di relazioni periodiche (almeno semestrali) al CdA sullo stato di attuazione del Modello
Segnalazione immediata di violazioni gravi o eventi critici
Proposta di modifiche al Modello o al sistema organizzativo
Comunicazione dei risultati degli audit e delle verifiche
8. Sistema Disciplinare
Proposta di applicazione di sanzioni disciplinari in caso di violazioni del Modello
Monitoraggio dell’effettiva applicazione del sistema sanzionatorio
Verifica della proporzionalità e uniformità delle sanzioni applicate
Poteri dell’Organismo di Vigilanza
Per svolgere efficacemente i propri compiti, l’OdV deve essere dotato di poteri effettivi e concreti. È fondamentale comprendere che l’OdV ha poteri di controllo, verifica, impulso e proposta, ma NON ha poteri gestionali, decisori o impeditivi.
Poteri Riconosciuti all’OdV
Potere di iniziativa autonoma: facoltà di avviare verifiche, audit e ispezioni di propria iniziativa, senza preventiva autorizzazione
Potere di accesso illimitato: accesso incondizionato a ogni informazione aziendale rilevante (documenti, database, email, contratti, delibere)
Potere di richiedere informazioni: possibilità di interpellare qualsiasi funzione aziendale e di ottenere risposte documentate
Potere di convocazione: facoltà di convocare responsabili di funzione, dipendenti, collaboratori per colloqui e audizioni
Potere di ispezione: conduzione di sopralluoghi, verifiche documentali, audit operativi
Potere di avvalersi di consulenti esterni: possibilità di acquisire pareri tecnici specialistici utilizzando il budget assegnato
Potere propositivo: formulazione di proposte di modifica del Modello, delle procedure, dell’organizzazione
Potere di segnalazione: obbligo di riferire al CdA anomalie, violazioni, carenze del Modello
Potere sanzionatorio indiretto: proposta di applicazione di sanzioni disciplinari, la cui adozione spetta però all’organo competente
Limiti ai Poteri dell’OdV
È essenziale chiarire che l’OdV NON ha:
Poteri impeditivi: non può bloccare operazioni o decisioni aziendali
Poteri gestionali: non può intervenire direttamente sulle scelte organizzative o operative
Poteri decisori: non può modificare autonomamente il Modello o le procedure
Poteri sanzionatori diretti: non può applicare direttamente sanzioni disciplinari
Come chiarito dalla giurisprudenza, “all’OdV sono riconosciuti solo dei poteri propositivi, consultivi, istruttori e di impulso“. L’OdV può solo riferire all’organo amministrativo o dirigenziale, che avrà l’onere di provvedere agli interventi correttivi necessari.
Questa separazione è essenziale: l’OdV può adempiere correttamente ai propri compiti solo nella misura in cui è separato rispetto alla gestione della società e verifica, in maniera indipendente, l’adozione e l’attuazione dei modelli organizzativi.
Il Regolamento dell’Organismo di Vigilanza
L’OdV deve dotarsi di un Regolamento interno che disciplini il proprio funzionamento operativo. Il Regolamento deve specificare:
Modalità di convocazione: chi convoca, con quali tempi, in quali circostanze
Frequenza delle riunioni: periodicità ordinaria (es. mensile, bimestrale) e convocazioni straordinarie
Quorum costitutivo e deliberativo: numero minimo di presenti, maggioranze necessarie
Verbalizzazione: redazione, conservazione e firma dei verbali
Ripartizione dei compiti: attribuzione di responsabilità specifiche tra i componenti
Piano di audit annuale: criteri di selezione delle aree da verificare, metodologie, tempistiche
Gestione dei flussi informativi: modalità di ricezione, registrazione, analisi e archiviazione
Gestione del whistleblowing: procedura di gestione delle segnalazioni
Reporting al CdA: contenuto, periodicità, modalità di presentazione
Utilizzo del budget: criteri di spesa, autorizzazioni necessarie
I Flussi Informativi verso l’OdV
I flussi informativi rappresentano lo strumento fondamentale attraverso cui l’OdV acquisisce conoscenza dell’operatività aziendale e può rilevare situazioni anomale o violazioni del Modello.
Tipologie di Flussi Informativi
Flussi Informativi Periodici
Report strutturati inviati dalle funzioni aziendali con cadenza predefinita (mensile, trimestrale, semestrale):
Report sui rapporti con la Pubblica Amministrazione (gare, autorizzazioni, ispezioni, concessioni)
Report su operazioni finanziarie rilevanti
Report su selezione e gestione fornitori
Report su assunzioni, promozioni, sistema disciplinare
Report su gestione ambientale e sicurezza sul lavoro
Report su attività informatiche e trattamento dati personali
Report su operazioni straordinarie (fusioni, acquisizioni)
Flussi Informativi Straordinari
Comunicazioni immediate in caso di eventi rilevanti:
Violazioni del Modello 231 o del Codice Etico
Applicazione di sanzioni disciplinari
Avvio di procedimenti penali a carico di dipendenti o dell’ente
Ispezioni da parte di autorità di vigilanza o forze dell’ordine
Infortuni gravi o gravissimi sul lavoro
Incidenti ambientali rilevanti
Operazioni anomale o sospette
Cambiamenti organizzativi significativi
Segnalazioni di Whistleblowing
Canali dedicati attraverso cui chiunque può segnalare in modo riservato o anonimo violazioni del Modello, comportamenti illeciti o situazioni di rischio.
Importanza dei Flussi Informativi
I flussi informativi svolgono una duplice funzione essenziale:
Consentono all’OdV di disporre di indicatori del funzionamento del Modello e di rilevare tempestivamente situazioni che potrebbero configurare un rischio di reato
Determinano una rete di controlli incrociati che obbliga chi volesse commettere un reato a intraprendere un percorso fraudolento di elusione, omettendo informazioni o fornendo dati falsi
Un sistema di flussi informativi ben strutturato rende la violazione fraudolenta l’unico modo per perpetrare un reato, elemento che esonera l’ente dalla responsabilità amministrativa.
Budget e Compensi dell’OdV
Budget Operativo
L’OdV deve disporre di un budget annuale dedicato per garantire la propria autonomia operativa. Il budget deve coprire:
Compensi dei componenti esterni
Consulenze specialistiche esterne (legali, tecniche, informatiche)
Formazione dei componenti dell’OdV
Strumenti tecnologici (software di audit, data analysis)
Trasferte e spese operative
Attività di comunicazione e formazione
Il budget deve essere predeterminato e adeguato alle dimensioni e complessità dell’ente, e l’OdV deve avere autonomia nella sua gestione.
Compensi dei Componenti
Il tema dei compensi è rilevante per garantire l’indipendenza e l’impegno dei componenti dell’OdV.
Professionisti Esterni
Per i consulenti esterni l’onerosità dell’incarico è imprescindibile:
Il compenso deve essere predeterminato e invariabile rispetto al tipo di controllo esercitato
Deve remunerare adeguatamente l’impegno e le responsabilità assunte
Un riferimento utile è la Tariffa dei Dottori Commercialisti per le funzioni di sindaco
Il Presidente dell’OdV, se dotato di poteri aggiuntivi, può essere compensato in misura maggiorata (es. +50%)
Amministratori Indipendenti e Sindaci
Anche per amministratori indipendenti e sindaci è opportuno prevedere un compenso aggiuntivo specifico per il ruolo di componente OdV:
L’incarico comporta nuove attività e responsabilità che non possono essere “assorbite” dal compenso per la carica istituzionale
Il compenso deve però essere contenuto per evitare di compromettere l’indipendenza del controllore
Devono essere rispettate le norme sulle incompatibilità che vietano compensi eccessivi
Dipendenti Interni
Per i dipendenti (es. Internal Auditor) che entrano a far parte dell’OdV è opportuno prevedere:
Un compenso aggiuntivo rispetto alla retribuzione ordinaria
Riconoscimento dell’ampliamento di mansioni e responsabilità
Integrazione del contratto di lavoro o corresponsione di un emolumento ad hoc
Responsabilità dell’OdV e dei suoi Componenti
Assenza di Responsabilità Penale Diretta
La dottrina penalistica e la giurisprudenza hanno escluso che i membri dell’OdV possano essere ritenuti penalmente responsabili per omesso impedimento dei reati presupposto commessi nell’ente.
Le ragioni di questa esclusione sono:
L’OdV non ha obblighi giuridici di impedire specifici reati, ma solo di verificare l’attuazione del Modello
Manca una posizione di garanzia ex art. 40 cpv. c.p. in capo ai componenti dell’OdV
I compiti dell’OdV sono di prevenzione indiretta, prospettici e organizzativi, non di impedimento di singoli eventi lesivi
Il compito di vigilanza è assegnato all’organismo nel suo complesso, non ai singoli membri
L’OdV non ha poteri impeditivi diretti, ma solo di segnalazione all’organo gestorio
Restano ovviamente ferme le ipotesi di responsabilità penale personale del singolo componente per:
Concorso nel reato presupposto commesso nell’ente (se fornisce contributo materiale o rafforza il proposito criminoso)
Commissione diretta di un reato presupposto in qualità di autore
Responsabilità Contrattuale
Con la nomina dell’OdV si instaura un rapporto contrattuale tra i componenti e l’ente, cui si applicano le norme sulla responsabilità da inadempimento contrattuale (art. 1218 c.c.).
L’ente può agire contro un membro dell’OdV dimostrando:
Inadempimento: violazione degli obblighi di vigilanza, mancata segnalazione di anomalie, omessa esecuzione di audit previsti
Colpa: violazione del canone della diligenza professionale (art. 1176 c.c.)
Danno: pregiudizio subito dall’ente (sanzioni 231, danni reputazionali, costi legali)
Nesso causale: collegamento tra inadempimento e danno
L’OdV risponde quindi per colpa professionale nell’esercizio delle proprie funzioni, con particolare riferimento a:
Omessa vigilanza o vigilanza insufficiente
Mancata segnalazione di violazioni o criticità note
Inadeguatezza delle verifiche svolte
Mancato aggiornamento del Modello nonostante cambiamenti normativi o organizzativi
OdV ed Enti di Piccole Dimensioni
L’articolo 6, comma 4 del D.Lgs. 231/2001 prevede una deroga per gli enti di piccole dimensioni, consentendo che i compiti dell’OdV siano assunti direttamente dall’organo dirigente.
Questa soluzione presenta però criticità evidenti:
Difficoltà di rendere efficace un controllo svolto da un organo costituito (in parte o totalmente) dai soggetti controllati
Rischio di coincidenza tra controllore e controllato
Compromissione dell’indipendenza dell’OdV
Funzione esimente del Modello fortemente indebolita
Per le PMI è preferibile nominare un OdV monocratico esterno che garantisca i requisiti di indipendenza, autonomia e professionalità, anche a costi contenuti.
L’Efficacia della Vigilanza: Standard e Criteri
La vigilanza dell’OdV è considerata efficace non se impedisce la commissione di qualsiasi reato, ma se è svolta secondo criteri di adeguatezza e ragionevolezza.
Livello di Accettabilità del Rischio
Il Modello 231 può “fallire” nell’impedire concretamente il compimento di un reato senza per questo essere considerato inefficace. L’elemento discriminante è la modalità di commissione del reato:
Violazione fraudolenta: se il reato è stato commesso attraverso un percorso che aggira i controlli, con dichiarazioni false, omissioni di informazioni, comportamenti tesi a eludere i divieti, il Modello e l’OdV possono essere considerati efficaci nonostante il reato
Violazione diretta: se il reato è stato commesso in assenza o violazione palese dei controlli previsti, senza che l’autore abbia dovuto eludere alcun presidio, il Modello e l’OdV sono inefficaci
Come previsto dall’art. 6, comma 1, lettera c), l’ente non risponde se il reato è stato commesso “eludendo fraudolentemente” il modello di organizzazione e gestione.
Criteri di Efficacia della Vigilanza
La vigilanza dell’OdV è considerata efficace quando:
È svolta con continuità e sistematicità, non sporadicamente
Copre tutte le aree a rischio identificate nel Modello
Utilizza metodologie professionali di audit e controllo
È documentata attraverso verbali, report, piani di audit
Prevede verifiche a campione adeguate per numerosità e rappresentatività
Analizza tempestivamente i flussi informativi ricevuti
Segnala prontamente al vertice criticità e anomalie riscontrate
Propone interventi correttivi in caso di carenze del Modello
OdV e Altri Organi di Controllo
L’OdV deve coordinarsi con gli altri organi e funzioni di controllo presenti nell’ente, evitando sovrapposizioni ma assicurando sinergie:
OdV e Collegio Sindacale
Scambio periodico di informazioni su criticità rilevate
Possibilità che sindaci siano componenti dell’OdV (in composizione mista)
Reporting reciproco su temi di interesse comune (sistema di controllo interno, rispetto delle norme)
OdV e Internal Audit
L’Internal Auditor è spesso componente dell’OdV
L’OdV si avvale dell’Internal Audit per verifiche tecniche operative
Coordinamento dei piani di audit per evitare duplicazioni
OdV e Funzioni di Compliance
Le funzioni Compliance, Risk Management, Legal forniscono supporto tecnico all’OdV
Flussi informativi strutturati verso l’OdV su temi normativi e di rischio
Collaborazione nell’aggiornamento del Modello
Best Practices per un OdV Efficace
Per garantire l’efficacia operativa dell’Organismo di Vigilanza, è opportuno seguire alcune best practices consolidate:
Composizione collegiale mista: combinare competenze interne ed esterne, garantendo complementarietà
Regolamento dettagliato: definire con precisione modalità operative, responsabilità, procedure
Piano di audit annuale strutturato: pianificare le verifiche in base al rischio, non in modo casuale
Utilizzo di strumenti tecnologici: software di audit, data analysis, piattaforme di whistleblowing
Formazione continua: aggiornamento costante dei componenti su evoluzione normativa e best practices
Verbalizzazione puntuale: documentare ogni riunione, verifica, segnalazione ricevuta e azione intrapresa
Reporting strutturato: relazioni periodiche al CdA con contenuto standardizzato e completo
Proattività: non limitarsi a verifiche formali, ma ricercare attivamente situazioni anomale
Indipendenza effettiva: garantire che l’OdV sia realmente libero da condizionamenti operativi e gerarchici
Visibilità organizzativa: far conoscere a tutta l’organizzazione ruolo, funzioni e canali di contatto dell’OdV
Errori Comuni da Evitare
Nella costituzione e gestione dell’OdV, gli enti commettono frequentemente alcuni errori che ne compromettono l’efficacia:
OdV “di facciata”: nomina formale ma assenza di operatività effettiva
Mancanza di indipendenza: componenti con ruoli operativi o subordinazione gerarchica
Carenza di competenze: membri privi delle professionalità necessarie
Budget inadeguato: risorse insufficienti per svolgere verifiche efficaci
Discontinuità d’azione: verifiche sporadiche, interventi solo reattivi
Mancanza di documentazione: assenza di verbali, report, piani di audit
Flussi informativi carenti: OdV non informato di eventi rilevanti
Reporting insufficiente: relazioni generiche o assenza di comunicazioni al CdA
Omessa segnalazione di criticità: per timore di conflitti o ritorsioni
Mancato aggiornamento: OdV non propone modifiche al Modello nonostante cambiamenti
Il Valore Strategico dell’OdV
Un Organismo di Vigilanza efficace non rappresenta solo un adempimento formale, ma costituisce un asset strategico per l’ente:
Rafforza la cultura della legalità e dell’etica aziendale
Migliora il sistema di controllo interno complessivo
Previene danni reputazionali e patrimoniali derivanti da reati
Favorisce l’efficienza operativa attraverso la formalizzazione e il monitoraggio dei processi
Aumenta la competitività sul mercato e l’attrattività per investitori
Tutela gli amministratori da responsabilità personali
Dimostra l’impegno concreto dell’ente verso la compliance e la sostenibilità
In un contesto di crescente attenzione ai temi ESG e di responsabilità sociale d’impresa, l’OdV rappresenta un elemento chiave della dimensione “Governance”, contribuendo alla credibilità e alla solidità dell’impresa nel lungo periodo.
